So gestalten Sie die Eventplanung ganz entspannt.

Als ich mich vor Kurzem von einer Veranstaltung verabschiedete, sagte der Host zu mir: «Ich hoffe, es hat dir gefallen bei uns, obwohl du ja eigentlich High-End-Anlässe gewöhnt bist». Das hörte ich nicht zum ersten Mal, als Eventmanagerin bin ich oft mit solchen Bemerkungen konfrontiert.

Dennoch habe ich mich auf dem Nachhauseweg gefragt: Muss denn jeder Anlass dem Prädikat «High-End» entsprechen? Wenn man sich die verschiedenen Übersetzungen dieses Adjektivs anschaut, merkt man schnell, dass dem nicht so ist. So bedeutet es unter anderem schick, exklusiv, teuer, hochwertig und erstklassig. Logisch, dass das nicht zu jeder Gelegenheit passt.

Zielformulierung

Für mich kommt es vielmehr darauf an, was jemand mit seinem Event erreichen möchte. Am besten bringt man das durch das vorgängige Definieren und Ausformulieren der Ziele in Erfahrung. Diese lauten dann zum Beispiel wie folgt:

• Wir wollen Informationen über neue Dienstleistungen, Produkte oder Veränderungen im Unternehmen vermitteln
• Wir wollen unsere Kundenbeziehungen stärken
• Wir wollen unsere Mitarbeitenden motivieren und ihren Teamgeist aktivieren

Eine klare Zielformulierung hilft auch bei den übrigen Arbeitsschritten, denn sie gibt uns wertvolle Hinweise auf die Anlassform, die Zielgruppe und die zielgruppengerechte Kommunikation. Dadurch ergeben sich das Programm, das Cateringangebot und die Ansprache der Teilnehmenden fast schon automatisch.

Beim obenerwähnten Get-Together war es zentral für die Organisatorinnen und Organisatoren, Wissen weiterzugeben und eine Alumni-Community zu bilden. Dafür wurde auf sympathische Art und Weise das aktuelle Studienprogramm vorgestellt. Zudem wurden die Anwesenden aufgefordert, den Studiengang weiterzuempfehlen und zukünftige / ihre Alumni-Kolleginnen und -kollegen zu akquirieren. Bei einem feinen Apéro riche (es gab kalte, warme und süsse Häppchen, mehr zu diesem Thema lesen Sie in meinem nächsten Blogbeitrag) blieb genügend Zeit, sich untereinander auszutauschen, das eigene Netzwerk zu pflegen und in Erinnerungen zu schwelgen. Für mich war das auf jeden Fall ein Event der Extraklasse. Ein weiteres Highlight war, dass das Gastgeberteam, also die Macherinnen und Macher hinter dem Lehrgang, die Köstlichkeiten und den Wein selbst servierten – und das erst noch mit einem Lächeln im Gesicht. Für diese Veranstaltung genau das Richtige!

Fazit

Bevor Sie mit der Planung eines Events beginnen, sollten Sie sich über die Ziele, die Zielgruppe und vor allem über die Botschaft im Klaren sein. Unabhängig davon, ob es sich um einen Anlass mit Bier und Würstchen oder mit Kaviar und Champagner handelt.

Haben Sie Fragen? Gerne helfe ich Ihnen dabei, Ihre Veranstaltungsziele festzulegen und diese bestmöglich zu verwirklichen.

Herzliche Grüsse,
Karin Bjöörn